Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần những gì? Kinh nghiệm quý báu

Hiện nay, cụm từ “tổ chức sự kiện” đã và đang trở nên ngày càng quen thuộc với hầu hết chúng ta. Mọi sự kiện quan trọng đều cần được tổ chức một cách công phu, đáp ứng những yêu cầu nhất định về quy mô và chất lượng. Để giảm thiểu những sai sót không mong muốn, kinh nghiệm trong công tác lên kế hoạch và chạy sự kiện là vô cùng quan trọng.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (Event Organization) bao gồm việc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch chi tiết và cuối cùng là tiến hành thực hiện nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đã được đề ra. Tùy thuộc vào đơn vị chủ quản mà sự kiện được tổ chức với mục đích khác nhau. 

• Sự kiện doanh nghiệp: Thường xuất phát từ nhu cầu truyền thông, quảng bá hình ảnh của công ty và sản phẩm đến các đối tác và người tiêu dùng. Đây được xem là một hình thức marketing hiệu quả nhưng cũng tốn rất nhiều chi phí.
• Sự kiện văn hóa, khoa học: Tổ chức hội nghị, hội thảo nhằm tập hợp các thành viên lại, bàn bạc, thảo luận những nội dung nổi bật, tìm ra các giải pháp tồn đọng…
• Sự kiện đoàn thể: Lễ kỷ niệm, tuyên dương, tri ân, …
• Sự kiện cá nhân: Sinh nhật, đám cưới, đám tang, …
• Sự kiện đặc biệt: Lễ hội, giải trí, thể thao, gây quỹ từ thiện, …

Các đơn vị chủ quản có hai phương án để lựa chọn là tự tổ chức hoặc thuê từ bên ngoài. Tự tổ chức sẽ tiết kiệm được chi phí nhưng cần bỏ ra rất nhiều công sức. Nếu đi thuê, đơn vị tổ chức event sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về quá trình sự kiện diễn ra từ khi bắt đầu triển khai đến kết thúc. Tất nhiên chi phí cũng sẽ tăng tỉ lệ với những tiện lợi và hiệu quả mà nó mang lại. 

Tổ chức sự kiện cần những gì?

Bạn là tay mơ mới vào nghề? Bạn vẫn đang băn khoăn tìm hiểu tổ chức sự kiện là làm những gì? Hãy theo dõi bản mô tả công việc của một Event Management với 4 bước cơ bản như sau:

Xác định mục đích và dự trù kinh phí tổ chức event

• Tại sao phải tổ chức lên sự kiện này? Cần xác định rõ mục đích để lên ý tưởng một cách chính xác, đảm bảo sự kiện đi đúng hướng. Từ mục đích chính, chia nó ra thành các nhánh mục tiêu mong muốn nhằm đạt được hiệu quả toàn diện.
• Dự trù kinh phí là bước nền tảng quan trọng, quyết định quy mô, hình thức tổ chức cũng như mọi mặt của sự kiện. Dự trù kinh phí không tốt sẽ khiến cho toàn bộ kế hoạch tổ chức sự kiện gặp trục trặc và không đạt được kết quả mong muốn.
• Từ mục đích và kinh phí, ấn định quy mô cũng như hình thức tổ chức tương ứng. 

Lên ý tưởng, nội dung, kịch bản

• Nội dung và kịch bản chương trình chính là phần khung chủ chốt có tác động ảnh hưởng đến khách mời tham dự. Một sự kiện thành công tốt đẹp chắc chắn phải được xây dựng nên từ những ý tưởng sáng tạo, độc đáo và cuốn hút người tham gia.
• Sau khi chọn được chủ đề, lên ý tưởng về logo và khẩu hiệu. Bên cạnh đó, để tăng cường khả năng truyền đạt thông điệp cốt lõi đến khách mời, cần xác định rõ đối tượng khách mời. Tiến hành xây dựng nội dung sao cho phù hợp với những đặc điểm, mong muốn và nhu cầu nhằm đánh trúng tâm lý khách mời.

Lập kế hoạch chi tiết, cụ thể

• Xác định thời gian – địa điểm: Dựa trên hình thức, quy mô sự kiện và đặc điểm khách mời để tính toán thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện sao cho thích hợp. Đảm bảo khả năng tham dự của khách mời trong thời gian sự kiện diễn ra và địa điểm tổ chức phải có đủ sức chứa.
• Tìm hiểu và lên danh sách nhân sự, trang thiết bị, nhà cung cấp dịch vụ (truyền thông, ăn uống, sân khấu,…)
• Thống kê ngân sách: Giúp bạn quản lý tốt nguồn ngân sách, tránh phát sinh không cần thiết và đảm bảo mọi chi phí đều nằm trong tầm kiểm soát đã dự trù.
• Phân bổ công việc trong từng hạng mục, chương trình theo hệ thống thời gian và thời lượng cụ thể. Điều này giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, hạn chế các thiếu sót cũng như chậm trễ.
• Dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra, bổ sung các phương án dự phòng.

Triển khai tổ chức

• Liên hệ các bên liên quan như nhà cung cấp địa điểm, trang thiết bị, dịch vụ ăn uống, truyền thông, biểu diễn,… và nhà đầu tư (nếu có).
• Làm tốt công tác hậu cần, quản lý bao gồm cả các giấy tờ đăng ký, hợp đồng, bảo hiểm, giấy phép,…
• Kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo các hạng mục đều đạt yêu cầu trước khi sự kiện diễn ra.
• Giám sát toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch, kịp thời xử lý các sự cố bất ngờ xảy ra.
• Phân tích kết quả và hạch toán tài chính: Quan sát, đo lường và báo cáo kết quả hoạt động, có thể sử dụng hệ thống phiếu câu hỏi đánh giá khảo sát.

Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ và những thay đổi trong nhận thức mọi người, xu hướng tổ chức các event cũng ngày một đổi mới với những yêu cầu về sự sáng tạo, chuyên nghiệp cao hơn nhiều so với trước.

• Tổ chức event ngoài trời: Tạo không gian gần gũi, thoải mái, mới lạ và thu hút người tham dự. Tuy nhiên, khó khăn khi tổ chức event ngoài trời là không thể kiểm soát được sự biến động bất ngờ của yếu tố thời tiết.
• Tổ chức event có ứng dụng công nghệ: Ứng dụng trang thiết bị hiện đại có tác dụng lôi cuốn mạnh mẽ với bộ phần người trẻ yêu công nghệ. Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, … kích thích được sự tò mò và hưởng ứng cao, tạo dấu ấn mạnh mẽ. Nếu được tổ chức ngoài trời cần phải hết sức chú ý đến điều kiện thời tiết và sức tải của mạng lưới điện cung cấp.
• Tổ chức event với sự hỗ trợ của mạng xã hội:  Sử dụng xã hội cho hiệu quả lan tỏa thông điệp một cách mạnh mẽ. Các thông tin về sự kiện đến với nhiều người hơn rồi từ đó thu hút được nhiều sự quan tâm và tương tác hơn. 

Tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa

Công ty bạn có dự định tổ chức event tại Thanh Hóa, tại sao không lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ ngay tại địa phương để đảm bảo hiệu quả thu hút tốt nhất? Dưới đây là hai gợi ý đáng để bạn tham khảo:

Trung tâm tổ chức sự kiện Kings Place

• Tổ chức các loại sự kiện như: hội nghị, tiệc cưới, sinh nhật, hội thảo, Fashion Show, lễ khởi công – động thổ, lễ khánh thành, Activation, Roadshow. Công ty còn cho thuê nguồn nhân lực, các thiết bị tổ chức sự kiện (hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu) và cung cấp dịch vụ in ấn, thiết kế, quảng cáo.
• Địa chỉ: Lô số 220 đường Nguyễn Trãi, phường Phú Sơn, thành Phố Thanh Hóa (Số 469b đường Nguyễn Trãi – Đối diện trụ sở UBND phường Phú Sơn)
• Số điện thoại: 0237.361.3636

Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Truyền thông HK

• Tổ chức các loại hình sự kiện: Lễ động thổ, khởi công; Lễ khai trương, khánh thành; Hội nghị khách hàng, hội thảo; Hội khóa, họp lớp; Lễ kỷ niệm, thành lập doanh nghiệp; Tổng kết cuối năm, gala dinner; Chạy roadshow, tiệc teabreak, lái thử xe,… Bên cạnh đó, công ty có cung cấp dịch vụ truyền thông, cho thuê trang thiết bị và nhân lực.
• Địa chỉ: Số 11B/4 Phạm Bành – Phường Ba Đình – TP. Thanh Hóa

Tổ chức một sự kiện dù là lớn hay nhỏ đều cần nhiều công sức và kinh nghiệm. Hy vọng với những chia sẻ đã được trình bày trong bài viết sẽ giúp bạn điều hành sự kiện suôn sẻ và gặt hái thành công tốt đẹp.

Xem thêm

• Tổ chức sự kiện học ngành gì? Tại sao?
• Top trung tâm tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa