Kinh nghiệm tổ chức khai trương nhất định bạn phải biết

Tổ chức khai trương là sự kiện đặc biệt quan trọng với người đứng đầu mỗi doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh. Bạn đang muốn tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng hay tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng… nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những kinh nghiệm giúp bạn tổ chức lễ khai trương thành công như ý. 

Lễ khai trương quan trọng như thế nào?

Người xưa thường có câu “Đầu xuôi đuôi lọt” ý muốn nói những sự việc có mở đầu thuận lợi thì các bước sau cũng sẽ rất dễ dàng. Chính vì vậy, với bất kì cá nhân đứng đầu một doanh nghiệp, nhà hàng, cửa hàng… thì tổ chức khai trương chưa bao giờ bị xem nhẹ.

Lễ khai trương mang ý nghĩa quan trọng
Lễ khai trương mang ý nghĩa quan trọng

Sự kiện khai trương chính là bước đệm thành công, mang đến sự may mắn cho người kinh doanh, nhất là các doanh nghiệp/ công ty lớn.

Vậy tổ chức lễ khai trương quan trọng như thế nào? Câu trả lời nằm ở 4 lý do sau:

1. Đánh dấu sự khởi đầu may mắn và hoàn hảo

Sự kiện khai trương không chỉ đơn thuần là việc công bố “mở cửa” một công ty, nhà hàng hay văn phòng mà sâu xa hơn đó còn là tín ngưỡng, tâm linh của người Việt. Hoạt động này được tổ chức với mục đích xin phép thổ công, thần linh Đất Trời, mong việc kinh doanh buôn bán thuận lợi.

2. Nâng cao vị thế, hình ảnh của đơn vị tổ chức

Lễ khai trương thành công sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm với khách hàng của mình. Từ đó, hình ảnh của công ty cũng sẽ được quảng bá rộng hơn. Không những vậy, với sự phát triển của mạng xã hội việc lan tỏa giá trị, tinh thần của doanh nghiệp đến cộng đồng thông qua lễ khai trương lại càng rộng mở hơn bao giờ hết.

3. Mở rộng hợp tác và tìm kiếm nguồn đầu tư

Lễ khai trương tạo điều kiện thúc đẩy hợp tác
Lễ khai trương tạo điều kiện thúc đẩy hợp tác

Với nhiều doanh nghiệp, nhà hàng thì sự kiện khai trương chính là “cớ” để họ gặp mặt, làm quen với nhiều đối tác có uy tín trong lĩnh vực mình đang kinh doanh. Từ đó, mối quan hệ của chủ doanh nghiệp được mở rộng, thúc đẩy thiện chí hợp tác trong tương lai. 

4. Cạnh tranh với các đơn vị kinh doanh hiện có trên thị trường

Doanh nghiệp/ nhà hàng/ cửa hàng muốn tồn tại cần phải thắng thế trong việc cạnh tranh với các đơn vị kinh doanh trong cùng lĩnh vực. Bạn khác họ ở điểm gì? Vì sao khách hàng phải tìm đến bạn mà không phải đơn vị khác?…

3 yếu tố cần làm rõ trước lễ khai trương

Nếu không muốn “làm hỏng” buổi lễ khai trương trọng đại và lãng phí tiền bạc, hãy xác định rõ kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương:

Cần làm rõ vấn đề trước khi lên kế hoạch tổ chức
Cần làm rõ vấn đề trước khi lên kế hoạch tổ chức

Mục đích khai trương là gì?

Có rất nhiều lý do để bạn tổ chức lễ khai trương. Bạn ưu tiên mục đích nào trước: quảng bá hình ảnh hay chỉ đơn giản là mở tiệc gắn kết những nhân sự đầu tiên của công ty… Mỗi mục đích khác nhau bạn sẽ có cho mình những kế hoạch tổ chức khác nhau.

Thời gian tổ chức

Xác định thời gian rõ ràng rất quan trọng vì việc này ảnh hưởng đến thời gian đến dự, sức hút với khách hàng cũng như khâu đặt tiệc khai trương/ tổ chức tiệc mặn (nếu có) của đơn vị tổ chức.

Quy mô sự kiện khai trương

Xác định quy mô sự kiện khai trương là việc xác định rõ đối tượng, số lượng khách mời tham dự. Phân loại đối tượng khách mời là công tác cần được chú ý trong khâu tổ chức.

Quy trình tổ chức lễ khai trương bạn nên biết

Để buổi lễ khai trương thành công thì việc nắm rõ quy trình tổ chức là điều đặc biệt cần thiết. Dù là sự kiện khai trương cửa hàng, văn phòng hay công ty thì đều đi theo các bước cụ thể. Vậy cách tổ chức sự kiện khai trương thành công là gì?

Qua kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện khai trương cho hàng trăm cửa hàng, công ty, văn phòng, Kings Place xin gợi ý một vài bước để bạn có thể tổ chức lễ khai trương thành công.

Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề cho buổi lễ tổ chức khai trương

Ngoài đối tượng thì ý tưởng, chủ đề chính là yếu tố cốt lõi để sự kiện khai trương của đơn vị ghi dấu ấn với người tham dự. Lễ khai trương độc đáo đến từ những ý tưởng sáng tạo và táo bạo của đơn vị tổ chức như:

  • Cài cắm yếu tố bất ngờ trong sự kiện: sự xuất hiện của một nhân vật “khủng” không báo trước, tình huống “thế khó” mà dịch vụ/ sản phẩm của công ty bạn có thể giải quyết được.
  • Khai thác những Concept mới lạ và nội dung buổi khai chương sẽ đi theo concept đó: từ lời dẫn giới thiệu, cách bài trí, sắp xếp băng rôn, phục vụ đồ ăn, đồ uống…
  • Khuyến khích mọi người tham gia theo một chủ đề nhất định, đơn giản như Dresscode diện trong lễ khai trương.

Xây dựng kế hoạch chi tiết

Dựa trên kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp/ công ty bỏ ra để tổ chức lễ khai trương, bạn cần xác định các hạng mục triển khai sao cho phù hợp, từ việc giới hạn số lượng khách mời, hình thức buổi tiệc (tiệc ngọt/ tiệc mặn) hay mời những người ảnh hưởng, KOLs tham dự… để thu hút truyền thông quan tâm.

Lên nội dung cho buổi lễ

Kịch bản càng chi tiết sẽ đảm bảo buổi lễ khai trương thành công hơn
Kịch bản càng chi tiết sẽ đảm bảo buổi lễ khai trương thành công hơn

Nội dung cho buổi lễ khai trương không đơn giản là đại diện doanh nghiệp/ công ty phát biểu gì trong buổi lễ mà đó còn là Timeline – biểu đồ thời gian diễn ra từng hạng mục trong lễ khai trương. Lên nội dung càng chi tiết, rõ ràng, bạn sẽ càng tránh được những rủi ro không đáng có cũng như lãng phí nguồn chi phí tổ chức của đơn vị.

Hoàn tất các khâu chuẩn bị

Tùy vào quy mô, tính chất của công ty tổ chức sự kiện khai trương mà khâu chuẩn bị cũng “tinh gọn” hay “cồng kềnh”. Công việc chuẩn bị thường phải kết thúc muộn nhất trước nửa ngày diễn ra sự kiện và cần sự hỗ trợ, đồng lòng của nhiều bộ phận từ kỹ thuật, hậu cần. Một số hạng mục công việc cho khâu chuẩn bị gồm:

  • Thiết kế in ấn banner, băng rôn
  • Phát giấy mời sự kiện, gửi thư mời đến cơ quan Báo/ Đài (nếu cần)
  • Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, các hạng mục trang trí, sẵn sàng phục vụ buổi lễ
  • Thiết kế sơ đồ tổng thể các khu vực, sắp xếp vị trí khách mời

Tiến hành lễ khai trương

Dựa trên nhân sự phân công các hạng mục công việc, người điều phối chung sẽ có trách nhiệm bao quát toàn bộ hoạt động diễn ra trong sự kiện như việc đón tiếp của lễ tân, phát biểu của người đại diện, các hoạt động văn nghệ, tiệc trà của buổi lễ…

Gợi ý đơn vị tổ chức sự kiện khai trương uy tín

Cả nước nói chung và Thành phố Thanh Hóa nói riêng có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện khai trương. Vậy trong số hàng trăm đơn vị đó, đâu mới là đơn vị uy tín để bạn “chọn mặt gửi vàng”.

Tại Thanh Hóa, Kings Place là địa chỉ đáng tin cậy được rất nhiều đơn vị chọn để tổ chức lễ khai trương. Đây là trung tâm tổ chức sự kiện lớn nhất Thanh Hóa với 3 hội trường lớn có sức chứa lên tới 1400 khách.

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm kinh nghiệm tổ chức buổi lễ khai trương được đội ngũ Kings Place tổng hợp lại một cách toàn diện và tỉ mỉ nhất. Hy vọng, bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin giá trị, giúp ích cho bạn trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện.  

Hiện tại, KingPlaces có đội ngũ tư vấn viên luôn sẵn sàng, tận tình hỗ trợ bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện nhà hàng/ văn phòng/ cửa hàng… từ A – Z. Nếu bạn cần thêm thông tin tư vấn hay tham khảo báo giá tổ chức sự kiện khai trương, đừng ngần ngại mà hãy gọi tới số điện thoại 0237.361.3636. Kings Place rất hân hạnh được phục vụ!

Xem thêm

Chia sẻ

Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

02373613636