Tất tần tật các kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
Trong những năm trở lại đây, tổ chức sự kiện ngoài trời đang dần trở thành xu hướng mạnh mẽ được nhiều khách hàng lựa chọn. Không gian ngoài trời thoáng đãng, rộng lớn, dễ dàng bài trí bố cục theo nhiều phong cách khiến không ít người thích thú. Tuy nhiên, để có một sự kiện ở ngoài trời thật hoàn hảo, bạn cần nắm vững một số kinh nghiệm quan trọng. Dưới đây chúng tôi tổng hợp đầy đủ thông tin cho bạn đọc tham khảo.
Tổng quan về tổ chức sự kiện ngoài trời – Các loại hình sự kiện thường gặp
Sự kiện là hoạt động được sắp xếp, tổ chức theo một chủ đề, một ý tưởng có ý nghĩa rõ ràng tại địa điểm nhất đinh. Sự kiện có thể được tổ chức 1 lần hoặc có thể là chuỗi chương trình kéo dài trong nhiều ngày với các mục đích khác nhau.
Hiện nay, tổ chức sự kiện là một mảng trong lĩnh vực truyền thông đang rất phát triển. Hình thức tổ chức sẽ phụ thuộc vào mục đích và ý tưởng của từng chương trình. Trong đó, tổ chức sự kiện ở ngoài trời dần chiếm ưu thế lớn trên thị trường.
Những loại hình tổ chức sự kiện ngoài trời phổ biến nhất:
Có rất nhiều loại hình sự kiện có thể tổ chức ngoài trời với nhiều hình thức ý tưởng khác nhau. Theo đó, những sự kiện thường được ưu tiên tổ chức ngoài trời phải kể đến gồm:
- Tổ chức các chương trình sự kiện khai trương quán cafe, cửa hàng
- Các chương trình ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới.
- Tổ chức các lễ thi công, lễ động thổ hay khánh thành.
- Các sự kiện đám cưới, hiếu hỉ.
- Hội thảo, hội nghị cũng có thể được tổ chức ngoài trời.
- Các buổi tiệc tất niên, tiệc gặp mặt.
- Tổ chức những hội chợ triển lãm, các chương trình quảng bá văn hóa, du lịch.
- Sự kiện ca nhạc, biểu diễn nghệ thuật.
- Các buổi họp báo hoặc những sự kiện khác với mục đích marketing dịch vụ, thương hiệu, quảng bá tới người dùng.
- Sự kiện được tổ chức ngoài trời cũng có thể là các hoạt động tổ chức mang tính cá nhân hoặc một cộng đồng nhỏ.
Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời muốn đạt được hiệu quả tốt nhất cần quan tâm tới rất nhiều yếu tố. Bạn phải trả lời được các câu hỏi như mục đích chính của sự kiện đó là gì, ngân sách chuẩn bị, quy mô sự kiện, các rủi ro có thể xảy ra,….
Xác định mục tiêu chính của sự kiện
Sự kiện của bạn sẽ không thể đạt được hiệu quả tốt như mong muốn nếu không xác định rõ mục tiêu chính của sự kiện này là gì. Nếu bạn đang chuẩn bị lên kế hoạch cho một sự kiện quảng cáo truyền thông về sản phẩm mới. Bạn cần xác định rõ mục tiêu là giới thiệu tới bao nhiêu khách hàng, cần bao nhiêu feedback về sản phẩm, hiệu ứng cần truyền tải tới là gì…
Lên thời gian tổ chức sự kiện
Yếu tố thứ hai cần được tính toán kỹ là thời gian tổ chức. Các sự kiện cần phải có mốc thời gian tổ chức chính xác, chi tiết. Bạn cần theo dõi thông tin thời tiết để tránh gặp phải tình huống thời tiết xấu. Bởi các sự kiện ngoài trời luôn chịu sự chi phối rất lớn từ yếu tố thời tiết.
Ngoài ra, chúng ta cũng nên tránh các khoảng thời gian khó thu hút khách tới tham gia như dịp lễ tết. Thông thường, các sự kiện được tổ chức vào ngày cuối tuần sẽ có lượng khách tham gia đông đủ hơn.
Những yêu cầu cần quan tâm trong quá trình tổ chức sự kiện:
Lịch trình của toàn bộ chương trình cần phải sắp xếp hợp lý, mỗi phần nhỏ trong suốt toàn bộ event sẽ kéo dài bao lâu. Bạn cần lên timeline ngay từ đầu để từ đó có thể sắp xếp, chỉnh sửa cho hợp lý. Bố cục timeline của một chương trình thường có các mục chính như sau:
- Phần mở màn, chào hỏi và giới thiệu khách mời nếu có
- Phần chương trình chính (phụ thuộc mục đích chương trình)
- Phần các tiết mục trình diễn nghệ thuật, giải trí
- Phần quảng cáo và truyền thông
- Tiệc ăn uống
- …
Địa điểm tổ chức sự kiện
Cùng với thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cũng là yếu tố rất được quan tâm. Tùy thuộc vào quy mô của chương trình, chúng ta sẽ lựa chọn không gian rộng hay nhỏ. Nên đặt địa điểm tổ chức ở đâu để thuận tiện đi lại và thu hút nhiều người tham dự. Liệu khu vực đó có vị trí đẹp, an ninh có được đảm bảo hay không? Gợi ý bạn Kings Place một địa điểm tổ chức ngay trung tâm thành phố Thanh Hóa
Tính toán ngân sách dự chi
Ngân sách là vấn đề nhà tổ chức sự kiện và người cần tổ chức chương trình hết sức quan tâm. Các sự kiện khi được tổ chức sẽ có phần ngân sách sẵn có và ngân sách được tài trợ (nếu có). Người tổ chức cần chia ngân sách thành các hạng mục cần chuẩn bị, giới hạn mức ngân sách để chi tiêu hợp lý. Tránh trường hợp chi phí phát sinh quá vượt kiểm soát dẫn tới thiệt hại ngân sách đáng kể.
Bạn có thể tham khảo một số gợi ý về các khoản ngân sách cần thiết dưới đây:
- Chi phí thuê địa điểm (Địa điểm càng gần các khu trung tâm đông người qua lại, càng có bối cảnh đẹp sẽ càng có mức chi phí cao hơn)
- Chi phí thuê các thiết bị phục vụ cho sự kiện bao gồm: Thiết bị âm thanh, chiếu sáng, màn hình lớn, bảng hiệu, bàn ghế,…
- Chi phí dành cho đội nhân viên lễ tân, phục vụ, MC, các PG hoặc ca sĩ, khách mời tham dự.
- Chi phí thuê báo chí, truyền hình quảng bá truyền thông.
Đội ngũ nhân sự tổ chức
Con người là yếu tố quan trọng để tạo nên sự thành công của một chương trình sự kiện. Bạn cần quan tâm đến đội ngũ nhân sự thực hiện setup cho sự kiện, nhân sự lên kế hoạch chương trình cũng như ban tổ chức, điều hành.
Nếu có nhân sự từ các nhà đầu tư, tài trợ, chúng ta cần có kế hoạch sắp xếp, phân công hợp lý. Ngoài ra, sẽ có khá nhiều sự kiện cần đến đội ngũ nhân sự thuê bên ngoài để vận hành sự kiện. Đặc biệt là các sự kiện tổ chức ngoài trời có quy mô lớn sẽ cần đội ngũ nhân viên tương đối đông.
Danh sách những người tham dự chương trình
Trong mỗi chương trình, đều sẽ có các danh sách người tham gia. Bạn cần nắm rõ được lượng khách được mời tới để tổ chức tiếp đón và xây dựng nội dung chương trình hợp lý. Để không bị bỏ sót khách mời tham dự, chúng ta cần trả lời được 3 câu hỏi sau đây:
- Số lượng người tham gia sự kiện đó dự kiến là bao nhiêu?
- Những đối tượng tham dự sự kiện này là những ai?
- Có vị khách nào cần được quan tâm đặc biệt hay không?
Các rủi ro có thể xảy ra
Mặc dù với bất cứ chương trình nào, chúng ta cũng đều muốn chương trình diễn ra thuận lợi suôn sẻ và thành công. Tuy nhiên, dù có lên kế hoạch chu đáo tới đâu, bạn cũng không được chủ quan có các kế hoạch dự phòng.
Người tổ chức sự kiện luôn phải có các phương án dự phòng khác, đặc biệt là đối với sự kiện ngoài trời. Những rủi ro rất thường gặp ở các buổi sự kiện tổ chức ngoài không gian rộng gồm:
- Có sự xâm nhập của người lạ, hoặc trộm cắp
- Trẻ nhỏ có thể bị thất lạc
- Sự kiện xảy ra các hỗn hoạn, xung đột va chạm
- Nhân sự hoặc các thiết bị cho chương trình gặp sự cố
- Yếu tố thời tiết tác động tới chương trình
Cuối cùng, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên một bản kế hoạch quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời tổng thể để thực hiện. Liệt kê đầy đủ các hạng mục, các trang thiết bị và đội ngũ nhân sự. Thời gian cần được phân chia phù hợp, đặc biệt quan tâm tới các hạng mục chính và mục đích chính của sự kiện.
Bạn cũng cần lưu ý, chúng ta không đầu tư quá chi tiết kỹ lưỡng cho 1 hạng mục và bỏ qua các hạng mục khác. Một chương trình sự kiện ngoài trời hoàn hảo cần phải đảm bảo đạt chất lượng cao từ đầu cho tới cuối chương trình.
Top list các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời Thanh Hóa hot nhất
Thanh Hóa nổi tiếng với rất nhiều bãi biển đẹp, vì vậy các sự kiện được tổ chức ở ngoài trời chủ yếu tổ chức tại các bãi biển nổi tiếng. Trong đó, có 3 địa điểm các đơn vị thường lựa chọn để tổ chức chương trình gồm:
Bãi biển Sầm Sơn
Sầm Sơn là bãi biển nổi tiếng tiếng nhất tại Thanh Hóa với không gian rộng lớn, khung cảnh thiên nhiên đẹp mắt. Rất nhiều các hoạt động văn hóa, văn nghệ hay các sự kiện cưới hỏi, quảng bá sản phẩm được tổ chức tại bãi biển này.
Nơi đây với ưu thế rộng lớn, gần với trung tâm thành phố Thanh Hóa, là địa điểm lý tưởng để tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời. Đặc biệt là các sự kiện có quy mô lớn cần không gian thật rộng và thoáng đãng. Các đơn vị có thể lựa chọn các resort tại Sầm Sơn để kết hợp tổ chức các chương trình sự kiện dài ngày.
Tổ chức sự kiện ngoài trời – Bãi Đông
Thời gian gần đây, bãi Đông đang trở thành điểm đến thu hút lớn đối với giới trẻ. Các tour du lịch hay các sự kiện cũng theo đó lựa chọn địa điểm này để tổ chức khá nhiều.
Bãi Đông có khung cảnh tương đối yên bình, không gian đủ rộng và cảnh sắc cũng rất hấp dẫn. Địa điểm này rất phù hợp để tổ chức nhiều chương trình sự kiện biểu diễn nghệ thuật, quảng bá văn hóa du lịch hoặc tổ chức các sự kiện teambuilding hấp dẫn.
Biển Hải Tiến
Tại Hải Tiến Thanh Hóa cũng có rất nhiều địa điểm có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện ngoài trời. Nơi này cũng có đầy đủ các hệ thống nhà hàng có thể hỗ trợ phục vụ cho các đơn vị tổ chức.
Biển Hải Tiến có đầy đủ các hệ thống nghỉ dưỡng cũng như các dịch vụ phục vụ tổ chức sự kiện ở cả trong nhà và ngoài trời. Nơi đây đang dần được nhiều đơn vị lựa chọn để làm các gala, các buổi kết nối doanh nghiệp và người tiêu dùng. Nếu bạn đang tìm kiếm những vị trí đắc địa để xây dựng một sự kiện thật hoàn hảo, bạn có thể tham khảo địa danh Hải Tiến.
Như vậy, qua đây chúng tôi đã chia sẻ chi tiết tới bạn đọc các kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết nhất. Hy vọng rằng các thông tin này sẽ giúp ích cho bạn đọc nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện, lên kế hoạch tổ chức được dễ dàng hơn. Từ đó chúng ta sẽ có những chương trình sự kiện chất lượng tuyệt hảo như mong muốn.
Xem thêm
Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!