Hướng dẫn chuẩn bị buổi tiệc khai trương hoàn chỉnh tại Thanh Hóa
Tiệc khai trương là một trong những nghi thức quan trọng của cửa hàng, công ty, doanh nghiệp… khi tổ chức khánh thành. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp ghi điểm trong con mắt khách hàng cũng như đối tác. Cùng tham khảo những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây để có thể tổ chức buổi tiệc quan trọng này một cách hoàn hảo nhất.
1. Ý nghĩa của tiệc khai trương
Khi mỗi công ty, doanh nghiệp chuẩn bị đi vào hoạt động, họ thường tổ chức buổi lễ khánh thành để thông báo với công chúng rằng doanh nghiệp sẽ chính thức đi vào hoạt động. Trong đó, buổi tiệc khai trương là nghi thức rất quan trọng không thể thiếu để gửi lời cảm ơn tới khách mời đã tới tham dự.
Tiệc khai trương không chỉ giúp bạn thể hiện thành ý với khách mời, đối tác… mà còn là bước khởi đầu quyết định ấn tượng của những người xung quanh đối với doanh nghiệp, tổ chức của bạn.
Một buổi tiệc quá qua loa, không chỉn chu sẽ khiến khách mời thấy sự thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp của bạn. Dẫn đến việc doanh nghiệp, tổ chức khi đi vào hoạt động cũng không nhận được sự đánh giá cao của mọi người.
Mang đến ấn tượng tốt cho khách mời
Không khí buổi lễ khai trương thường trang nghiêm, lịch sự đôi khi hơi khô khan. Thời gian diễn ra bữa tiệc chính là thời điểm giúp mọi người tham dự có thể thoải mái trò chuyện, trao đổi,… Chính vì thế, khách mời sẽ cảm thấy thân thiện và vui vẻ.
Bên cạnh đó, việc tổ chức bữa tiệc chu đáo và hấp dẫn cũng sẽ đem tới cho các vị khách mời sự hài lòng vì bản thân họ được tôn trọng. Dù thời gian diễn ra bữa tiệc không quá dài nhưng cũng đủ gây ấn tượng và tăng thiện cảm với các khách mời để họ dễ dàng gợi nhớ về đơn vị.
Cơ hội quảng bá hình ảnh công ty
Lễ khai trương khánh thành là sự kiện vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Bữa tiệc được tổ chức trong ngày này cũng góp phần không nhỏ mang đến thành công cho buổi lễ. Đồng thời đây còn là cơ hội để quảng bá hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông.
Một số doanh nghiệp có thể nhờ đơn vị truyền thông đưa hình ảnh bữa tiệc vào trong những bài báo giới thiệu công ty. Bên cạnh đó, không gian của bữa tiệc vô cùng lung linh và bắt mắt. Điều này sẽ khiến khách mời cảm thấy thích thú và ghi lại dấu ấn bằng việc chụp hình đăng lên mạng xã hội.
Hàng loạt những bức ảnh được đăng tải lên Facebook, Zalo, Twitter,… với những dòng caption thú vị sẽ giúp đem thương hiệu, tên tuổi đơn vị của bạn đi xa hơn. Bên cạnh đó bạn có thể livestream trong bữa tiệc khai trương của mình với khách mời cùng những món ăn được trình bày đẹp mắt. Đây đều là hình thức quảng cáo miễn phí nhưng đem lại hiệu quả cao.
2. Cách setup tiệc khai trương đơn giản, sang trọng
Dưới đây là một số ý tưởng setup tiệc khai trương đơn giản nhưng sang trọng mà bạn có thể tham khảo:
Lựa chọn không gian và thời gian tổ chức
Tiệc khai trương thường diễn ra vào thời điểm sau khi hoàn tất toàn bộ hoạt động khai trương. Nếu tổ chức tiệc bánh ngọt khai trương, có thể bày trí ngay tại sảnh chính hoặc sảnh sau của buổi tiệc. Nếu là tiệc mặn tại các trung tâm hội nghị, cần lưu ý chọn vị trí gần với nơi diễn ra sự kiện chính, để khách mời có thể dễ dàng đi lại.
Có thể tổ chức tiệc ngọt, tiệc mặn, tiệc bàn hay tiệc đứng… Trong buổi tiệc, khách khứa có thể sẽ đi lại trò chuyện với nhau nên bạn cần lưu ý chọn không gian tổ chức rộng rãi, thoáng đãng, không bị ngột ngạt khó chịu. Cần lên danh sách khách mời cụ thể để lựa chọn địa điểm có sức chứa phù hợp.
Trang trí tiệc khai trương cửa hàng
Khai trương là hoạt động có ý nghĩa quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu của doanh nghiệp và tạo ấn tượng ban đầu với đối tác làm ăn. Tiệc khai trương không đòi hỏi bạn phải trang trí quá lộng lẫy, nhưng hãy chú ý các tiểu tiết để không gian sang trọng hơn. Chẳng hạn như bày trí hoa tươi ở bàn tiệc khai trương, sử dụng đèn led tạo ánh sáng giúp không gian tăng phần ấm cúng,…
Đối với màu sắc, cần có sự hài hòa, nên chọn các màu tươi tắn, mang lại cảm giác thoải mái. Sắp xếp bàn ghế tốt nhất để tận dụng được không gian, có lối đi rộng rãi để mọi người có thể giao lưu với nhau.
Lên danh sách khách mời
Hãy lên trước danh sách những vị đại biểu, khách mời cần thiết. Thời gian này sẽ có rất nhiều vấn đề cần chuẩn bị, do vậy bạn có thể bị bỏ sót khách mời nếu không lên danh sách cụ thể trước.
Việc lên trước danh sách sẽ giúp bạn xác định được số lượng người tham gia, từ đó dự trù được chi phí tổ chức. Thông thường số khách mời tham dự sẽ rơi vào khoảng 85 – 90% so với dự kiến.
Bám sát kinh phí
Hãy hoạch định mọi thứ dựa trên kinh phí bạn có và số lượng khách mời. Cân bằng bằng từng khoản chi tiêu, tránh tình trạng “chỗ thừa, nơi hụt”. Việc bám sát kinh phí sẽ giúp bạn tiết kiệm và biết cách điều chỉnh thích hợp khi có những vấn đề sai khác xảy ra.
3. Thực đơn tiệc khai trương đơn giản
Bạn có thể tham khảo một số món ăn sau khi xây dựng thực đơn tiệc:
Tiệc ngọt khai trương
Tiệc ngọt cho buổi khai trương của cửa hàng, công ty nhỏ không cần quá cầu kỳ. Bạn hãy chuẩn bị thực đơn vừa đủ nhưng vẫn đem lại sự thoải mái cho khách mời.
Bánh ngọt teabreak
Bánh ngọt là phần không thể thiếu trong tiệc trà hay tiệc ngọt. Có rất nhiều loại bánh với hương vị, kiểu dáng, màu sắc và giá thành khác nhau cho bạn có thể lựa chọn. Với mức kinh phí hạn hẹp, bạn có thể tìm những loại bánh đơn giản, giá thành phải chăng như bánh nướng, bánh su kem, bánh cupcake,… Ngoài ra, còn một số loại bánh thường có như Tiramisu, Panna Cotta, Crepe…
Trái cây
Để bữa tiệc ngọt thêm đầy đủ hương vị thì không thể thiếu các loại trái cây. Tùy vào sở thích, khả năng và nhu cầu của công ty mà bạn có thể lựa chọn các loại trái cây khác nhau. Một số loại trái cây thường được chọn cho tiệc khai trương như: dưa hấu, dưa vàng, nho, táo, dâu, sơ ri,…
Đồ uống
Có rất nhiều loại đồ uống đa dạng để bạn có thể thêm vào thực đơn của buổi tiệc. Cà phê, cocktail, trà,… đều có thể được lựa chọn. Nhiều công ty thường sử dụng nước trái cây, nước ép, sinh tố hay nước hoa quả lên men để phục vụ khách mời.
Rượu vang
Rượu vang là đồ uống không thể thiếu trong các bữa tiệc. Nó vừa mang đến sự sang trọng, vừa thể hiện tinh thần tươi vui phấn khởi, cầu chúc cho doanh nghiệp làm ăn phát đạt.
Tiệc mặn khai trương
Buổi tiệc mặn có thực đơn đa dạng và phong phú hơn so với tiệc ngọt. Thông thường sẽ gồm ba phần chính: Khai vị, món chính và tráng miệng, bạn có thể tham khảo các món ăn sau đây:
Món khai vị
Thông thường, món khai vị sẽ được phục vụ trước 10 – 15 phút trước khi bưng ra món chính. Những món ăn này thường có lượng nhẹ nhàng, kích thích vị giác, ví dụ như các món gỏi, soup, salad…
Món chính
Món chính là phần quan trọng, hấp dẫn nhất trong bữa tiệc. Nền ẩm thực Việt Nam rất đa dạng nên bạn hoàn toàn có thể dễ dàng lựa chọn các món ăn truyền thống mang đậm bản sắc dân tộc. Ngoài ra, nhiều đơn vị cũng thường lựa chọn các món ăn đến từ phương Tây để tăng sự độc đáo cho bữa tiệc.
Tráng miệng
Sử dụng món ăn tráng miệng sẽ góp phần làm cho bữa tiệc của bạn hoàn hảo và trọn vẹn hơn. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo các món tráng miệng từ thực đơn của tiệc ngọt như trái cây, bánh ngọt, nước uống….
4. Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc khai trương chuyên nghiệp
Cách để có thể chuẩn bị được bữa tiệc khai trương hoàn chỉnh nhất đó là sử dụng dịch vụ tổ chức của các đơn vị chuyên nghiệp. Tuy nhiên, ngày nay các đơn vị nhận setup tiệc rất nhiều, bạn cần cân nhắc và lựa chọn kỹ lưỡng các đơn vị uy tín và chất lượng để được cung ứng dịch vụ tốt nhất.
Có thể tham khảo cơ sở tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa như Kings Place. Địa chỉ tại lô 220, đường Nguyễn Trãi, phường Phú Sơn, thành phố Thanh Hóa. Place mang đến không gian sang trọng, dịch vụ chuyên nghiệp cùng những trải nghiệm tuyệt vời và đáng nhớ.
5. Khi tổ chức tiệc khai trương cần chú ý gì?
Khi tổ chức tiệc khai trương, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Tiệc khai trương không nên quá đơn giản nhưng cũng không cần quá phô trương
Bữa tiệc khai trương chính là dịp đưa ra hình ảnh của công ty đến với đối tác và khách hàng. Chính vì vậy không thể quá đơn giản cho bữa tiệc và cũng không nên phô trương quá mức để tránh lãng phí không cần thiết. Các yếu tố như trang trí, sân khấu, thực đơn không cần quá cầu kỳ nhưng vẫn đảm bảo được sự trang trọng.
Tránh để buổi tiệc diễn ra quá sớm hoặc quá muộn
Thời gian nhập tiệc khai trương là yếu tố rất quan trọng, nếu bạn nhập tiệc quá sớm thì những hoạt động khác trong buổi lễ khai trương của bạn lại quá ít và có thể bị loãng. Ngược lại, nếu nhập tiệc quá muộn sẽ khiến khách mời phải chờ đợi, đôi khi có thể gây cáu gắt và khó chịu.
Hạn chế các món ăn quá lạ và mang đặc trưng vùng miền
Việc sử dụng những món ăn lạ và đặc trưng vùng miền thì có thể dẫn đến một số khách mời không ăn được. Thay vào đó, hãy lựa chọn thực đơn phổ cập hơn để tránh gây phật lòng khách mời.
Lựa chọn đồ uống phù hợp với đối tượng khách mời
Buổi khai trương là một buổi lễ long trọng, do đó, nếu chọn đồ uống là bia, hay nước ngọt thì chắc chắn là không phù hợp. Rượu vang hay sampanh là sự lựa chọn hoàn hảo cho bữa tiệc của bạn, vừa lịch sự vừa sang trọng.
Sử dụng lượng thức ăn vừa phải
Sau khi lên danh sách khách mời cụ thể, hãy dự kiến thực đơn với lượng thức ăn phù hợp với số lượng khách mời. Không nên đặt quá nhiều đồ ăn, đồ uống để tránh gây lãng phí. Ngược lại, nếu thực đơn quá ít thì lại tạo sự khó chịu cho khách mời.
Hy vọng qua những kinh nghiệm chia sẻ trên đây, bạn có thể chuẩn bị cho công ty, doanh nghiệp của mình một buổi tiệc khai trương hoàn hảo nhất.
Xem thêm
Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!