Kinh nghiệm tổ chức tiệc hội nghị khách hàng tại Thanh Hóa chuyên nghiệp nhất

Hội nghị khách hàng của doanh nghiệp là sự kiện quan trọng, được công ty đầu tư rất lớn. Tiệc hội nghị không chỉ là một cuộc họp hàng năm của doanh nghiệp mà còn là cơ hội giao lưu với khách hàng, đối tác, nhân viên. Bạn muốn có một buổi tiệc hội nghị chuyên nghiệp, như ý nhưng chưa biết bắt đầu như thế nào, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Kings Place nhé. 

Tiệc hội nghị khách hàng là gì?

Tiệc hội nghị là là bữa tiệc có quy mô lớn với mục đích tạo không gian giao lưu giữa doanh nghiệp với khách hàng, kết nối hệ thống và tri ân khách hàng. Trong sự kiện hội nghị, doanh nghiệp thường thể hiện định hướng phát triển và quy mô của công ty để khách hàng thêm tin tưởng và tiếp tục đồng hành cùng công ty trong thời gian sắp tới. Hội nghị khách hàng thường được tổ chức với quy mô lớn như theo vùng miền: Bắc, Trung, Nam. 

Ý nghĩa của tiệc hội nghị khách hàng?

Tiệc hội nghị khách hàng được đánh giá là một trong những chương trình tri ân tuyệt vời nhất mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng. Sự kiện này giúp củng cố niềm tin của khách hàng đối với các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Ngoài ra, đây cũng là thời điểm thích hợp nhất để doanh nghiệp giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới và mang đến những chương trình đặc biệt dành cho khách hàng VIP. 

Tiệc hội nghị có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp
Tiệc hội nghị có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp

Tiệc hội nghị khách hàng còn có tác dụng duy trì và cải thiện mối quan hệ của doanh nghiệp đối với các đại lý. Chính vì vậy, hội nghị khách hàng có chương trình đặc biệt quan trọng mà công ty cần phải đầu tư tổ chức bài bản, chuyên nghiệp để mang lại những giá trị tinh thần tốt nhất cho khách hàng. 

Bữa tiệc này không chỉ là thưởng thức ẩm thực, mang lại giá trị cho khách hàng cũ mà còn là một trong những phương thức truyền thông thương hiệu để doanh nghiệp tìm kiếm thêm nhiều khách hàng, đại lý mới. 

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc hội nghị khách hàng

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần có kế hoạch trước ít nhất 1 tháng để chuẩn bị mọi thứ chu đáo và lên kịch bản chi tiết, lựa chọn thời gian, địa điểm, gửi thiệp mời,… Ở bước lên kế hoạch, bạn cần phải lưu ý những điều sau:

Lên danh sách số lượng khách mời tham gia hội nghị khách hàng

Số lượng khách tham gia quyết định quan trọng nhiều vấn đề như:

  • Lựa chọn địa điểm tổ chức
  • Chuẩn bị thư mời 
  • Chuẩn bị quà tặng
  • Chuẩn bị bàn tiệc 

Nếu không có kế hoạch về số lượng người tham gia sẽ ảnh hưởng đến thành công của bữa tiệc, quá tải không đủ chỗ hay chuẩn bị quá nhiều thức ăn,… Do vậy, việc lên danh sách khách mời tham gia là đặc biệt quan trọng, giúp bạn có kế hoạch tài chính phù hợp. 

Số lượng khách tham gia quyết định nhiều trong việc lên kế hoạch
Số lượng khách tham gia quyết định nhiều trong việc lên kế hoạch

Quy trình lên kế hoạch khách mời có thể như sau:

Bước 1: Chốt về cơ cấu khách mời và quy mô bữa tiệc

Bước 2: Lên danh sách các loại khách mời 

Trong một bữa tiệc, có thể có nhiều loại khách mời như:

  • Khách VIP
  • Khách mời chính thức: Là danh sách khách mời mà công ty ưu tiên sự có mặt của họ ( khách hàng, đối tác, nhân viên,…)
  • Khách mời dự bị 
  • Cơ quan báo chí, truyền thông

Khi phân loại khách mời, bạn cần thu thập những thông tin cơ bản như: Họ tên, chức danh, đơn vị công tác, địa chỉ, thông tin liên hệ (số điện thoại, email,…)

Xác định địa điểm tổ chức

Doanh nghiệp cần có kế hoạch về tài chính và số lượng khách tham gia sớm để đặt tiệc tại nhà hàng, trung tâm sự kiện tránh tình trạng hết chỗ. Một số gợi ý về không gian tổ chức của Kings Place bạn có thể tham khảo:

  • Nếu tổ chức tiệc trong nhà thì một số không gian hợp lý: khách sạn, nhà hàng sân vườn, trung tâm hội nghị,…
  • Nếu tổ chức ngoài trời, bạn có thể lựa chọn: khu du lịch sinh thái, bãi biển, hội nghị sân vườn, vườn ẩm thực,…
Hiện nay có rất nhiều địa điểm phù hợp tổ chức tiệc hội nghị
Hiện nay có rất nhiều địa điểm phù hợp tổ chức tiệc hội nghị

Một số lưu ý về địa điểm tổ chức tiệc hội nghị khách hàng phải đảm bảo các yếu tố sau:

  • Có địa chỉ dễ tìm, không cách quá xa so với trung tâm thành phố 
  • Có đầy đủ không gian, dịch vụ phù hợp với các hoạt động có trong chương trình
  • Có khu vực sân khấu rộng để chụp ảnh tập thể
  • Không gian đủ cho số lượng khách đã dự kiến, đảm bảo thoáng mát, không bí bách
  • Có bãi để xe lớn, khách mời không gặp khó khăn khi đến tham gia 
  • Ẩm thực đa dạng phù hợp với nhiều khách mời.
  • Có các dịch vụ khác như MC, ca sỹ, văn nghệ,…

Lên kịch bản tổ chức tiệc hội nghị khách hàng

Để bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ và thành công nhất, bạn cần có một kịch bản chi tiết trước khi sự kiện diễn ra, gồm có các phần chính như sau:

  • Đón tiếp khách mời, sắp xếp vào vị trí 
  • Ổn định sân khấu, MC khai mạc chương trình và một vài tiết mục văn nghệ mở đầu
  • Đại diện lãnh đạo công ty lên phát biểu, chia sẻ
  • Đại diện khách hàng, đối tác lên phát biểu
  • Phần tiệc chính 
  • Những tiết mục văn nghệ trong lúc tiệc diễn ra
  • Kết thúc chương trình

Lên kế hoạch nhân sự

Để một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì kế hoạch nhân sự chuẩn bị cho sự kiện là không thể thiếu. Một sự kiện ít nhất cần có: nhân viên kỹ thuật, nhân viên điều phối, nhân viên kế toán, nhân viên hậu cần,… Tuy nhiên, không phải ai cũng có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ sự kiện nên trong kế hoạch phân công nhân sự hỗ trợ, bạn phải có mô tả công việc và thời gian hoàn thành chi tiết để mọi người kiểm soát và nắm rõ vai trò của mình. 

Trong quá trình này, bạn cần thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để đảm bảo không có vấn đề phát sinh xảy ra. Đồng thời, lên một bản checklist công việc để quản lý tốt mọi việc, tránh thiếu sót trong quá trình chuẩn bị. 

Ở Thanh Hóa, nên tổ chức tiệc hội nghị ở đâu?

Bạn ở Thanh Hóa và đang băn khoăn không biết nên tổ chức tiệc hội nghị ở đâu sang trọng, hiện đại với không gian rộng rãi thì trung tâm tổ chức sự kiện Kings Place là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn với sức chứa lên tới hơn 2000 thực khách. 

Kings Place nổi tiếng là thương hiệu ẩm thực bậc nhất xứ Thanh với đội ngũ đầu bếp chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm. Thực khách chắc chắn sẽ được thưởng thức những món ăn thơm ngon, hấp dẫn, tạo nên điểm nhấn ấn tượng trong lòng khách hàng với công ty của bạn. 

Kings Place là lựa chọn lý tưởng khi tổ chức tiệc hội nghị ở Thanh Hóa
Kings Place là lựa chọn lý tưởng khi tổ chức tiệc hội nghị ở Thanh Hóa

Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu, Kings Place sẽ cung cấp dịch vụ trọn gói cho buổi tiệc bao gồm: lên kế hoạch tổ chức chương trình, sắp xếp, trang trí phòng tiệc, gợi ý thực đơn phù hợp với khẩu vị của nhiều khách hàng, thiết kế thư mời, in ấn và dựng backdrop,…. Đặc biệt, Kings Place có ekip MC, ca sĩ biểu diễn văn nghệ, chương trình ca nhạc theo yêu cầu của doanh nghiệp. 

Đến với Kings Place, khách hàng luôn là thượng đế, được trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, hoàn hảo nhất. Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới, tiệc hội nghị, hội thảo, nơi đây luôn làm hài lòng khách hàng với những ưu điểm nổi bật:

  • Dịch vụ đưa đón khách mời trong bán kính 5km
  • Có xe điện đưa đón trong khuôn viên của nhà hàng 
  • Không gian đa dạng nhiều phong cách, rộng rãi, thoáng mát
  • Giá cả hợp lý, có nhiều dịch vụ trọn gói
  • Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, chu đáo
  • Đầu bếp chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn khách sạn 5 sao, luôn đặt chất lượng lên hàng đầu,….

Là nhà hàng nổi tiếng bậc nhất xứ Thanh nên Kings Place thường xuyên full không gian nếu không đặt sớm. Bạn hãy liên hệ với Kings Place để được tư vấn chi tiết:

  • Địa chỉ: Lô số 220 đường Nguyễn Trãi, phường Phú Sơn, thành Phố Thanh Hóa (Số 469b đường Nguyễn Trãi – Đối diện trụ sở UBND phường Phú Sơn)
  • Hotline: 0237.361.3636

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức tiệc hội nghị chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất mà bạn cần lưu ý để có một sự kiện thành công như ý. Kings Place chúc bạn có một bữa tiệc trọn vẹn và đáng nhớ.

Tham khảo

Chia sẻ

Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

02373613636