Kinh nghiệm tổ chức tiệc công ty bạn không nên bỏ qua
Tiệc công ty là sự kiện không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh thời gian làm việc căng thẳng, những buổi tiệc chính là nơi kết nối, thư giãn của các thành viên trong công ty. Nếu bạn được giao trọng trách tổ chức tiệc mà không biết nên bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo một vài gợi ý trong bài viết dưới đây.
Tiệc công ty là gì?
Tiệc công ty là những bữa tiệc được tổ chức ở những sự kiện nổi bật hàng tháng, hàng năm của các doanh nghiệp. Thông thường, các buổi tiệc này được tổ chức với một số mục đích như:
- Tiệc liên hoan, ăn mừng, chào mừng.
- Các sự kiện trong tháng,trong quý và hàng năm.
- Tiệc tổng kết hoạt động, chiến dịch kinh doanh.
- Tiệc tất niên cuối năm…
Dù với lý do gì thì mục tiêu chung của các buổi tiệc đều là hướng tới một sân chơi cởi mở, vui vẻ cho nhân viên, đối tác, khách hàng của doanh nghiệp đó. Tiệc công ty có vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa các nhân viên với nhân viên, nhân viên với sếp, nhân viên giữa các phòng ban trong công ty.
Tiệc công ty thông thường sẽ bao gồm phần mở đầu bằng các tiết mục văn nghệ, bài phát thông báo chương trình, nội dung, mục đích của buổi tiệc và cuối cùng là thưởng thức đồ uống và các món ăn đã được chuẩn bị.
Tuy vào quy mô, tính chất của sự kiện, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn các hình thức tổ chức tiệc khác nhau như tiệc bàn tròn, tiệc buffet, tiệc ngoài trời…
Ngày nay, để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, các doanh nghiệp thường đặt tiệc công ty ở các trung tâm tổ chức sự kiện hoặc nhà hàng khách sạn để sử dụng lợi thế không gian rộng rãi của các trung tâm này. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có quy mô rộng, hội trường lớn lại chọn cách tìm đến các dịch vụ tổ chức tiệc lưu động để trang trí, bày tiệc ngay tại công ty.
Tiệc công ty có ý nghĩa quan trọng đối với cả một tập thể. Chính vì vậy, dù là hình thức tổ chức nào cũng cần chuẩn bị tỉ mỉ, chu đáo.
Kinh nghiệm tổ chức tiệc
Dù là doanh nghiệp trẻ hay những công ty đã có chỗ đứng trong giới kinh doanh thì vẫn cần nắm được những nguyên tắc quan trọng dưới đây để tổ chức một buổi tiệc công ty hoàn hảo.
Đặt ra mục tiêu cho buổi tiệc
Xác định được mục tiêu của buổi tiệc là yếu tố tiên quyết cho thành bại của sự kiện. Từ chủ đề, kịch bản, cách thức tổ chức, địa điểm và thời gian. Thông thường, các buổi tiệc công ty sẽ nhằm 2 mục đích chính là kết nối nhân sự và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty nhằm tạo nên uy tín không chỉ trong kinh doanh mà còn ở các hoạt động tập thể.
Do đó, mục tiêu của buổi tiệc càng cụ thể sẽ càng thuận lợi hơn cho khâu lên ý tưởng và chuẩn bị tiệc.
Lên ý tưởng tổ chức tiệc công ty
Khi đã có mục tiêu cụ thể, việc tiếp theo bạn cần làm là lên ý tưởng thật độc đáo cho bữa tiệc công ty. Điều này vừa mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho những người tham gia buổi tiệc vừa giúp bạn ghi điểm trong mắt sếp và đồng nghiệp.
Khi lên ý tưởng tiệc công ty bạn cần xét đến 3 yếu tố chính như sau:
- Tính sự kiện của công ty.
- Tiệc tiếp đón khách hàng.
- Sự kiện có liên quan đến phát triển doanh nghiệp.
Có rất nhiều ý tưởng cho một buổi tiệc công ty thay vì một kiểu truyền thông như trước đây. Bạn có thể tham khảo và tìm hiểu một số hình thức tiệc dưới dưới đây:
- Tiệc bể bơi (Pool party): Phong cách này đã được du nhập vào Việt Nam trong những năm gần đây và trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp trẻ áp dụng. Ý tưởng này phù hợp với các công ty có số lượng nhân viên ít, nhiều người trong độ tuổi trẻ, năng động, táo bạo.
- Tiệc hành trình: Nếu lựa chọn phong cách này bạn hãy thiết kế sân khấu như một chuyến xe, một con tàu và tái hiện những giai đoạn phát triển của công ty trong buổi tiệc.
- Khung cảnh mang tính hồi tưởng: Bằng cách tạo dựng không gian xưa cũ mang tính kỉ niệm sẽ khiến mọi người không khỏi bồi hồi. Không khí buổi tiệc sẽ thêm phần ấm áp.
Dự trù số lượng người tham dự
Tiệc công ty có một lợi thế là bạn đã có trong tay danh sách cán bộ nhân viên rất cụ thể. Tuy nhiên, có lẽ sẽ có một vài người không thể tham gia được. Thêm vào đó, nếu công ty có mời thêm khách hàng, đối tác thì bạn cần phải có sự sắp xếp và tính toán chi tiết. Nếu có sự sai lệch trong dự trù lượng người đến tham gia sẽ ảnh làm hưởng trực tiếp đến việc chuẩn bị đồ ăn, đồ uống. Vì vậy, bạn tuyệt đối không nên ước chừng số người tham dự mà hãy tính toán càng cụ thể càng tốt.
Để làm được điều đó, hãy đặt ra một số câu hỏi như:
Công ty bạn có bao nhiêu nhân viên? Buổi tiệc công ty này có mời người thân của họ không? Các khách hàng, đối tác của công ty bạn có trong danh sách không.
Hãy làm một danh sách đăng ký từ trước để chủ động hơn.
Bên cạnh đó, việc dự trù số lượng người tham dự còn xác định được kinh phí, địa điểm tổ chức cho sự kiện công ty.
Xác định chính xác thời gian tổ chức tiệc công ty
Bạn nên xác định được thời gian tổ chức tiệc ít nhất nửa tháng trước khi buổi tiệc diễn ra. Điều này có ý nghĩa quan trọng giúp bạn xác định được số người tham dự, khách mời có thời gian sắp xếp công việc và cũng là thời gian để bạn chuẩn bị cho bữa tiệc được chu đáo.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp
Nếu chưa chắc chắn rằng tự mình có thể tổ chức được bữa tiệc công ty hoàn hảo vì đây không phải chuyên môn của bạn cũng như các thành viên trong công ty, bạn có thể tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ giúp bạn nên ý tưởng, chuẩn bị các khâu trang trí, lên thực đơn, dọn dẹp, phục vụ tận nơi, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Tìm địa điểm tổ chức tiệc
Chọn địa điểm tổ chức tiệc công ty sao cho phù hợp với tính chất của sự kiện và kinh phí để ra là điều hết sức quan trọng. Nếu công ty đủ rộng bạn có thể sử dụng không gian sẵn có để lên các ý tưởng. Ngược lại, bạn nên tìm đến các trung tâm tổ chức sự kiện hoặc các địa điểm phù hợp với nhu cầu của công ty như khu du lịch, nhà hàng, bãi biển…
Kinh nghiệm là bạn nên đích thân khảo sát các địa điểm này. Nếu tự tổ chức bằng nhân lực của công ty càng cần phải tìm hiểu thật kỹ không gian đó để có kế hoạch tiến hành cụ thể. Nếu không đủ thời gian tự làm tất cả, cách tốt nhất là tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhờ tư vấn.
Chọn menu tiệc hợp lý
Bên cạnh các khâu chuẩn bị như ý tưởng, sân khấu, kịch bản chương trình thì đặt món ăn tiệc là một việc rất quan trọng giúp cho chương trình thành công trọn vẹn hơn. Hãy trao đổi với các đơn vị nhận đặt tiệc hoặc đội ngũ chuẩn bị sự kiện cùng bạn về thực đơn và chọn một menu tiệc hợp lý.
Căn cứ vào đối tượng người tham dự, khách mời, đối tác của công ty để lên danh sách món ăn hợp lý. Nếu tìm được một đơn vị đặt tiệc uy tín, trọn gói bạn không cần quá lo lắng về điểm này. Tuy nhiên, trong trường hợp đặt món riêng lẻ, bạn hãy tìm hiểu và nắm rõ hương vị của các món ăn bạn định chuẩn bị cho buổi tiệc để đảm bảo chúng đủ ngon và phù hợp với phần đông người đến dự.
Tạo điểm nhấn cho bữa tiệc công ty
Điểm làm nên ấn tượng cho khách tham dự không chỉ là sân khấu, món ăn mà còn bao gồm các hoạt động khác nữa. Bên nên kết hợp các tiết mục văn nghệ, trò chơi mang tính đồng đội để tạo không khí sôi động và gắn kết các thành viên trong buổi tiệc với nhau.
Sắp xếp người dẫn chương trình
Chọn một người hoạt ngôn, có khả năng dẫn dắt thu hút sẽ là điểm cộng cho buổi tiệc. Bạn có thể tìm một nhân vật tiềm năng trong công ty hoặc thuê MC chuyên nghiệp ở trung tâm sự kiện mà bạn đặt tiệc.
Trên đây là những kinh nghiệm mà nhà hàng Kings Place Thanh Hóa muốn chia sẻ tới bạn để có thể tổ chức được một bữa tiệc công ty hoàn hảo như ý và ghi điểm trong mắt đồng nghiệp và sếp của mình. Mong rằng bài viết có ích với bạn.
Xem thêm:
Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!