Bật mí 7 kinh nghiệm tổ chức tiệc buffet ngoài trời

Tiệc buffet ngoài trời là một hình thức tổ chức tiệc sự kiện mới, hiện đại với không gian mở, gần gũi thiên nhiên. Tuy nhiên không phải sự kiện nào cũng phù hợp với hình thức này. Cùng nghe chia sẻ của chuyên gia tổ chức sự kiện về những kinh nghiệm tổ chức tiệc ngoài trời để có một bữa tiệc phù hợp hoàn hảo.

Tiệc buffet ngoài trời phù hợp với những sự kiện nào?

Đặc trưng của tiệc buffet đứng ngoài trời là không gian rộng lớn, thoải mái cho mọi người giao lưu và lựa chọn đồ ăn. Thông thường tiệc buffet ngoài trời phù hợp với những buổi tiệc có 30 người trở lên. Quá ít người đơn vị tổ chức khó bố trí nhân lực, người đặt tiệc phải trả khoản chi phí cao hơn bình thường.

Những sự kiện phù hợp với tiệc đứng ngoài trời:

• Đám cưới: Tổ chức đám cưới với tiệc buffet ngoài trời phổ biến hơn ở các nước phương Tây. Gần đây hình thức này đã du nhập vào Việt Nam, đặc biệt là tại các thành phố lớn. Tổ chức đám cưới với tiệc buffet mới lạ, độc đáo mang lại cho cô dâu, chú rể những giây phút ngập tràn hạnh phúc trong đời. Đặc biệt khi diện tích nhà chật hẹp thì tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng hoặc buffet là lựa chọn hợp lý.
• Sự kiện ra mắt sản phẩm: Đơn vị kinh doanh cần một không gian lớn, có nhiều khách mời tham dự sự kiện thì nên chọn tiệc buffet ngọt ngoài trời.
• Tiệc cuối năm: Doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nhân viên trên 50 người có thể chọn hình thức tiệc buffet ngoài trời cho gala dinner. Vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp, vừa tạo môi trường gắn kết cho các nhân viên trong công ty.
• Một số sự kiện khác: Sinh nhật, tiệc đãi khách với số lượng khách mời lớn.

Thực đơn tiệc buffet ngoài trời gồm những gì?

Nếu như khâu trang trí là bộ cánh lộng lẫy thì thực đơn chính là linh hồn của bữa tiệc. Các món ăn vừa làm bữa tiệc thêm hấp dẫn, vừa giúp người dự tiệc nạp thêm năng lượng. Thực đơn cho tiệc buffet ngoài trời có 2 lựa chọn là tiệc mặn hoặc tiệc ngọt.

Tùy theo nhu cầu sử dụng dịch vụ, thời gian tổ chức sự kiện để chọn thực đơn phù hợp. Ví dụ nếu là một bữa tiệc giới thiệu sản phẩm thì doanh nghiệp nên chọn buffet ngọt, với tiệc cuối năm thì nên chọn buffet mặn.

Sau đây là danh sách các món ăn thường xuất hiện trong thực đơn tiệc buffet.

Tiệc buffet ngọt: 

• Bánh gato: Đây là loại bánh cho sự kiện chính.
• Bánh ngọt: Các loại bánh ngọt nhỏ như su kem, bánh cupcake, bánh bông lan… được bày trên các bàn tiệc để khách thưởng thức.
• Đồ uống: Một số loại đồ uống thông dụng như nước ngọt, rượu vang…
• Hoa quả tráng miệng: Ổi, dưa hấu, dứa, xoài… theo mùa.

Tiệc buffet mặn ngoài trời: 

• Món khai vị: Thường là các món súp nóng như soup gà, suop ngô ngọt, soup hải sản… để kích thích vị giác trước bữa ăn.
• Menu chính: Thực đơn mặn chính có 7 – 10 món hoặc nhiều hơn tùy vào đơn vị đặt tiệc. Một số món ăn được ưa chuộng như bò sốt vang – bánh bao, gà luộc, bò lúc lắc, canh bóng bì…
• Đồ uống: Bia, nước ngọt, rượu…
• Trái cây tráng miệng: Hoa quả theo mùa.

Ngoài ra, theo văn hóa vùng miền thực đơn tiệc buffet ngoài trời sẽ có sự khác biệt. Nếu muốn, bạn cũng có thể tự lên thực đơn rồi đưa cho đơn vị tổ chức để có bữa tiệc như ý.

Một số lưu ý quan trọng khi tổ chức tiệc buffet ngoài trời

Để có một bữa tiệc buffet ngoài trời thành công mỹ mãn thì đơn vị tổ chức cần lưu ý đến một số yếu tố.

Cụ thể: 

• Lựa chọn địa điểm tổ chức: Địa điểm và không gian cho sự kiện rất quan trọng. Việc lựa chọn địa điểm cần phụ thuộc vào ngân sách cũng như số lượng khách mời tham dự. Nếu lượng khách ít mà không gian rộng quá vừa lãng phí, vừa không tạo được không khí thân mật. Ngược lại, lượng khách lớn mà địa điểm nhỏ khiến khách khó di chuyển.
• Chú ý đến yếu tố thời tiết: Do là tiệc đứng ngoài trời nên thời tiết có ảnh hưởng rất lớn. Trời nắng có thể xử lý được nhưng trời mưa gió thì bạn nên chọn giải pháp an toàn hơn.
• Phong cách trang trí: Khi trang trí tiệc buffet ngoài trời cần theo một concept nhất định từ phông bạt đến các phụ kiện trang trí. Đơn vị tổ chức cần thống nhất với khách hàng trước khi in phông bạt sự kiện, chốt phương án, tránh bất đồng về sau.
• Phương án dự phòng: Đơn vị tổ chức nên có một hoặc nhiều phương án dự phòng, phòng khi có những thay đổi bất thường.
• Chuẩn bị chu đáo: Đơn vị tổ chức cần chuẩn bị các món trong thực đơn cẩn thận nhất có thể. Cần kiểm kỹ số lượng, tránh làm thiếu và bị động khi lên đồ.
• Đội hậu cần chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên chạy cỗ cần nhanh nhẹn, được đào tạo bài bản. Ngoài ra, nhân viên chạy cỗ cần đứng ở những vị trí bao quát được khu vực rộng nhất, đáp ứng được yêu cầu của khách khi cần.
• Cần sắp xếp khoa học: Cần sắp xếp các món trong menu khoa học, món nào ra trước thì để ở vị trí dễ lấy nhất. Khi ra đồ nên ra hết 1 loạt rồi mới đến món tiếp theo, tránh để bị sót bàn, đặc biệt là những sự kiện có quy mô lớn.

Đó là những kinh nghiệm tổ chức tiệc buffet ngoài trời cho bữa tiệc thêm phần hoàn hảo. Khách hàng khi chọn dịch vụ cũng có thể dựa vào những yếu tố trên để đánh giá mức độ chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện. Sự chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho những buổi tiệc đứng ngoài trời.

Tham khảo

• Trung tâm tổ chức sự kiện Kings Place Thanh Hóa
• Tiệc buffet cuối năm và những điều cần lưu ý
• Tổ chức khai trương và những điều cần nhớ