Công việc cần thiết tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới của công ty, doanh nghiệp là việc làm cần thiết trong chiến lược marketing. Việc này nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm, gây ấn tượng với khách hàng. Để tổ chức một buổi lễ ấn tượng và hiệu quả là điều không đơn giản.

Mục đích của buổi lễ ra mắt sản phẩm

Mỗi sự kiện ra mắt sản phẩm mới đều đề ra các tiêu chí cần đạt được sau:

Giới thiệu sản phẩm mới của công ty đến với công chúng

Một buổi lễ ra mắt thành công cần mang đến cái nhìn hoàn hảo nhất của khách hàng đối với sản phẩm và tạo được tiếng vang đối với doanh nghiệp. Không chỉ khiến người tiêu dùng có thiện cảm mà còn thôi thúc họ mua sản phẩm và sử dụng lâu dài.

Đây chính là chiến lược khôn ngoan trong chiến lược marketing, thúc đẩy nhu cầu của người dân. Các sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần phải tính toán chính xác bước đi và đưa ra được thế mạnh của sản phẩm.

Kết nối người tiêu dùng có chung thị hiếu về sản phẩm

Sự tinh tế của sự kiện thể hiện ở việc kết nối các khách hàng có chung đam mê, sở thích. Từ đó giúp lan tỏa và mở rộng thị phần, tăng niềm tin tới người tiêu dùng.

Mỗi một sản phẩm trước khi giới thiệu được tới công chúng đã phải trải qua rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới như một thông báo lớn tới toàn thể cộng đồng để nhận diện thương hiệu dễ dàng.

Đồng thời, nếu làm tốt khâu này sẽ gây được rất nhiều chú ý của truyền thông và dư luận. Nhờ đó sản phẩm sẽ được ưu ái lựa chọn và tạo được nhiều dư âm tốt về sau.

Các loại hình tổ chức trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Tùy từng đặc thù của sản phẩm, dịch vụ mà có những loại hình sự kiện ra mắt khác nhau.

1. Họp báo ra mắt sản phẩm

Họp báo là cách nhanh nhất để truyền tải thông điệp, quảng bá về hàng hóa, dịch vụ tới khách hàng, đối tác. Vấn đề quan trọng trong họp báo là nội dung, thông điệp gửi đi phải làm sao thu hút, hấp dẫn và gây được sự tò mò với đối tượng hướng tới.

Thông cáo báo chí tốt phải đạt các yêu cầu: ngắn gọn, đầy đủ nội dung, đăng tải trên các phương tiện tập trung số lượng lớn khách hàng mục tiêu. Tuy nhiên, mời các cơ quan báo chí nổi tiếng, uy tín sẽ thường mất nhiều chi phí hơn.

2. Trải nghiệm sản phẩm

Nếu hình ảnh sản phẩm, dịch vụ đã xuất hiện tại các mặt báo, truyền thông thì đây chính là thời điểm thích hợp để tổ chức trải nghiệm sản phẩm. Doanh nghiệp sẽ mời các bên báo chí, khách mời, người tiêu dùng tới buổi tiệc nhận quà, quay thưởng và trải nghiệm trực tiếp.

Điểm mấu chốt trong sự kiện này là làm thế nào để gây ấn tượng ngay lần đầu tiếp cận khách hàng. Cần tìm ra được chìa khóa quan trọng để đưa sản phẩm trở nên nổi bật và thể hiện rõ những đặc tính ưu việt.

Quy mô tổ chức sự kiện này khá lớn và cầu kỳ, do vậy chi phí thực hiện thường cao. Nên sử dụng các dịch vụ trọn gói để được hỗ trợ toàn bộ.

3. Tổ chức hội chợ triển lãm

Tổ chức hội chợ triển lãm cũng là một cách tốt giúp quảng bá trực tiếp tới người tiêu dùng. Bạn có thể giới thiệu sản phẩm tại hội chợ, siêu thị, trung tâm thương mại.

Đến với hội chợ, khách hàng sẽ được trực tiếp trải nghiệm và cảm nhận chất lượng hàng hóa dịch vụ. Cách thực hiện này không mất quá nhiều chi phí, đồng thời doanh nghiệp còn có thể đẩy sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

4. Roadshow giới thiệu

Roadshow là hình thức mà các người mẫu sẽ điều khiển phương tiện như xe đạp, xe máy, ô tô chạy trên các tuyến phố lớn. Models sẽ mang đồng phục gây được ấn tượng, mang thương hiệu công ty và sản phẩm. Qua đó giúp thu hút sự chú ý của mọi người, đánh dấu hình ảnh công ty.

Nếu chưa từng thực hiện roadshow, sẽ rất khó để kiểm soát và vận hành, chưa kể đến việc đảm bảo những thủ tục pháp lý cần thiết để chạy roadshow. Tốt hơn bạn nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện đã có uy tín và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này để việc giới thiệu sản phẩm được hoàn thiện.

Các bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Các bước cần thiết để triển khai sự kiện ra mắt sản phẩm mới như sau:

• Nhận thông tin từ khách hàng, phân tích kỹ lưỡng sản phẩm, đối tượng khách hàng hướng tới, phân khúc thị trường.
• Lên ý tưởng, concept, địa điểm tổ chức và khách mời.
• Lên kịch bản chi tiết, nội dung, nhân sự và chi phí dự trù.
• Mời khách mời, báo chí, truyền thông, người tiêu dùng…
• Bố trí sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng.
• Triển khai theo nội dung đã chuẩn bị.
• Kết thúc sự kiện và thu dọn.

Kịch bản chương trình ra mắt sản phẩm mới

Lên ý tưởng, chủ đề chương trình

Ý tưởng chủ đạo sẽ xuyên suốt từ đầu đến cuối chương trình, tập trung vào việc ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới và quảng bá thương hiệu. Chủ đề thể hiện qua cách thức trang trí, thiết kế, bố cục…

Cần lưu ý rằng các chi tiết như ánh sáng, âm thanh hỗ trợ buổi lễ cần hài hòa, phù hợp với nội dung và concept của chương trình. Đây là khâu rất quan trọng, quyết định tới các bước tiếp theo trong quá trình triển khai sự kiện ra mắt sản phẩm mới.

Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Tùy thuộc theo loại hình và cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới để lựa chọn địa điểm phù hợp. Có thể tiến hành trong nhà đối với hình thức họp báo, triển lãm, trưng bày, dùng thử sản phẩm… Một số địa điểm trong nhà như khách sạn, trung tâm hội nghị, trung tâm thương mại, nhà hàng…Đối với hình thức roadshow, hội chợ… thì địa điểm tổ chức là ngoài trời, ví dụ như đường phố, trên thuyền, trên sông, khu hội chợ…

Thời gian tổ chức thường thực hiện trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Cần xem xét các yếu tố về thời tiết, ngày giờ. Một buổi lễ nên kéo dài từ 120 – 180 phút là vừa đủ.

Truyền thông sự kiện

Để tăng hiệu quả của sự kiện ra mắt, cần đẩy mạnh truyền thông tới mọi người. Có thể áp dụng hình thức online như mạng xã hội, website… và offline như tờ rơi, băng rôn… Làm tốt truyền thông trước, trong và sau sự kiện sẽ giúp lan tỏa hiệu quả thông điệp mà sản phẩm mới mang đến.

MC, khách mời, người tham dự và nhân sự cần thiết

Nên có MC để tăng tính chuyên nghiệp cho buổi ra mắt sự kiện, có thể mời MC riêng hoặc MC của đơn vị ký hợp đồng tổ chức.

Khách mời có thể là những người nổi tiếng, những người có ảnh hưởng lớn đến khu vực và công ty. Sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên mời gương mặt đại diện có sức ảnh hưởng tới công chúng, sẽ thu hút sự chú ý và tạo điểm nhấn cho chương trình.

Nhân lực phục vụ cho buổi lễ phải đảm bảo đủ số lượng, làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

Các tiết mục trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Chương trình ra mắt sản phẩm thường chia thành nhiều phần khác nhau, do đó nên lựa chọn đan xen những bài phát biểu và những tiết mục văn nghệ phục vụ người tham gia. Các ca sĩ, nghệ sĩ múa, dancer… biểu diễn nghệ thuật vừa cải thiện không khí, cũng góp phần tăng sự uy tín của buổi lễ.

Chuẩn bị phần quà dành cho khách mời thay lời cảm ơn chân thành. Tốt nhất nên sử dụng luôn sản phẩm đang giới thiệu, vừa làm quà, đồng thời cũng là hình thức quảng cáo hiệu quả.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công nhất.

Xem thêm

• Trung tâm tổ chức sự kiện Thanh Hóa
• Tổ chức sự kiện cần học ngành gì?
• Tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý