Lập kế hoạch tổ chức họp lớp đơn giản với 6 bước

Bước 1: Lựa chọn thời gian tổ chức

So với nhiều sự kiện khác, việc lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp sẽ có phần linh hoạt hơn, chỉ cần có được sự thống nhất giữa các thành viên trong lớp. Có rất nhiều lớp thường tổ chức họp mặt thường niên, nhưng nếu không có điều kiện, bạn có thể lấy mốc thời gian 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm… sau ngày ra trường là thời điểm họp mặt. Còn đối với các chương trình họp khóa, mốc thời gian thường là 10 năm, 15 năm, 20 năm hoặc có thể là 30, 40 năm. Đối với ngày tổ chức cụ thể, chương trình họp lớp nên được diễn ra vào dịp cuối tuần hoặc các ngày lễ lớn như nghỉ lễ 30/4 – 1/5, Quốc khánh 2/9 hoặc Tết âm lịch…  Đây là lúc tất cả mọi người đều được rảnh rỗi và sẽ đến tham dự đầy đủ hơn. Ngoài ra, một cách đơn giản là bạn có thể tiến hành một cuộc thăm dò ý kiến trên facebook để lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp.

Bước 2: Xác định thành phần và số lượng người tham dự

Bạn cần phải xác định được số lượng người tham dự chương trình họp lớp bao gồm các thành viên trong lớp, thầy cô giáo hoặc cả người thân trong gia đình các thành viên (tùy theo mục đích tổ chức của buổi họp mặt). Với mục đích chuẩn bị như địa điểm, thời gian, kinh phí, các món quà tặng như: kỷ niệm chương họp lớp.  Khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp là cần xác định thành phần và số lượng người tham dự để từ đó xây dựng nội dung chương trình và lựa chọn địa điểm phù hợp.

Bước 3:  Dự trù chi phí tổ chức và các quà tặng họp lớp

Để biết được chi phí họp lớp là bao nhiêu, bạn nên liệt kê tất các các hạng mục chi tiêu cho sự kiện. Sau đó, xác định hạng mục nào là cần thiết, hạng mục nào không cần phải có. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng chi phí một cách tiết kiệm, hiệu quả. Ngoài ra bạn cũng cần phải chuẩn bị quà tặng họp lớpđể lưu lại kỷ niệm và tặng các thầy cô. Một vấn đề khá nhạy cảm khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp nhiều người thường gặp phải là một số thành viên do lo ngại về kinh phí nên không đến tham dự. Để giải quyết tình huống này, bạn có thể kêu gọi những thành viên có điều kiện kinh tế tốt đứng ra tài trợ một vài hạng mục trong chương trình. Như vậy, buổi họp mặt sẽ được diễn ra đông đủ, ấm cúng và trọn vẹn hơn.

Bước 4:  Xây dựng kịch bản chương trình

Việc xây dựng kịch bản chương trình họp lớp sẽ phụ thuộc vào việc bạn mong muốn chương trình họp lớp của mình sẽ diễn ra như thế nào và mang đến những cảm xúc gì cho các thành viên tham dự. Nếu bạn muốn buổi họp lớp là một bữa tiệc liên hoan thông thường, sau đó trao quà tặng họp lớp thì nội dung chương trình chỉ cần gói gọn trong việc: Trưởng ban liên lạc thay mặt phát biểu, lớp tổ chức liên hoan, sau đó giao lưu văn nghệ, hát karaoke và chụp hình lưu niệm kết thúc chương trình. Còn nếu như bạn muốn tổ chức một ngày họp lớp thật hấp dẫn, mới lạ thì có thể thuê các MC, ca sĩ, nhóm múa biểu diễn. Hoặc liên hệ đến các công ty chuyên tổ chức họp lớp sẽ được tư vấn, xây dựng kịch bản với nhiều nội dung đặc sắc, ý nghĩa, tạo bất ngờ và để lại ấn tượng cho các thành viên.

Bước 5:  Lựa chọn địa điểm tổ chức

Đối với hình thức họp lớp đơn giản, địa điểm tổ chức họp lớp thường là các nhà hàng, quán ăn hoặc có thể là nhà của một thành viên trong lớp. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức cần nằm ở khu vực trung tâm, nơi tất cả mọi người có thể tìm kiếm và di chuyển đến một cách tốt nhất. Ngoài ra, không gian phải phù hợp với số lượng người tham dự, không quá chật để dễ dàng giao lưu nhưng cũng không quá rộng sẽ khiến cho không khí chương trình bị loãng. Bên cạnh đó, xu hướng họp lớp hiện nay thường là tổ chức họp lớp kết hợp team building. Sở dĩ hình thức này trở thành xu hướng bởi các hoạt động team building sẽ nhanh chóng phá vỡ khoảng cách giữa các thành viên sau nhiều năm xa cách. Đồng thời, các chuyến du lịch nghỉ dưỡng, dã ngoại ngắn ngày cũng là cơ hội tốt để các thành viên vừa được nghỉ ngơi thoải mái, vừa có thể trò chuyện, chia sẻ và thấu hiểu nhau nhiều hơn. Địa điểm tổ chức họp lớp kết hợp team building thường là các resort hoặc khu du lịch sinh thái.

Bước 6:  Phân công công việc cho người tổ chức

Khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp bạn nên phân chia công việc rõ ràng cho từng người và có timeline cụ thể để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Nên tạo sẵn một checklist cho từng người, như vậy bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc cũng như tránh để xảy ra những sơ xuất đáng tiếc.

Trung Tâm Tổ Chức Sự Kiện Kings Place

Trung tâm tổ chức sự kiện Kings Place tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu tại Thanh Hóa nhận tổ chức họp lớp, tiệc cưới, sinh nhật, tổng kết cuối năm và nhiều sự kiện khác với những đoàn đông hay ít người. Vậy làm thế nào mà Kings Place có thể làm được điều này. Trong đó phải kể đến như:

• Vị trí thuận lợi
• Không gian sang trọng, hiện đại
• Đáp ứng được các đoàn đông hay ít người
• Chất lượng dịch vụ đảm bảo
• Cung cấp nhiều dịch vụ, sản phẩm cho khách hàng

Hy vọng qua bài viết này các bạn có thể lên kế hoạch họp lớp bài bản và ý nghĩa nhất. Nếu bạn cũng đang gặp vấn đề này trung tâm tổ chức sự kiện Kings Place sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời nhất.

Hãy theo dõi các kênh truyền thông của Kings Place để theo dõi những sự kiện và chương trình ưu đãi mới nhất
Trang chủ : Kings Place 36
Facebook : Kings Place
Youtube : KINGS PLACE THANH HOÁ
Hotline: 0237.361.3636 – 079.984.9999